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予算編成プロセスの効率化

予算編成における全従業員との合意形成のプロセスに十分な時間を!

3カ月近くExcelと格闘する期間を経験すると、「この数字集約に追われる予算は何のために作るのか?」という疑問が頭の中でよぎった経験をしている人は多いのではないでしょうか?

3月決算の会社の場合、年末の12月ぐらいになると社内は、来期の予算と人事の会話がちらほらと飛び交うようになってきます。そして、年が明けると、新年度の経営方針なるものが共有され、毎年恒例のExcelシートが配布され、今年度の数字を横目で確認しながら、来年度の予算編成に取り掛かることになるでしょう。

数字作成の上、上司に提出後数週間もすると、「売上・利益が足りない!」やら、「販促費が高すぎる!」等の様々なコメントが帰ってき て、自身の提出した数字の根拠作りに奔走し、自身のチームメンバーと数字に関する協議をしながら、Excel画面と格闘するようになると思います。

【予算編成担当者の業務割合】

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右上の予算編成の担当者の業務割合に関するデータをご覧ください。実際に予算編成に携わっている方々は実感の湧く数字だと思います。予算編成の現場では、 売上・利益・設備投資・販売管理費に関してExcelデータを通じて、ボトムアップ形式で集約するのが通例なので、各部門からのExcelシートを集約し て、部門・全社集計します。

一方で全社共通経費は、各部門への配賦処理を行うため、煩雑な数字集約と検証が必要です。予算編成の現場に 携わっている人々は、“数字集約と検証”に下記の通り、半分近い時間をかけているので、「この数字集約・検証の業務に果たしてどれほどの意味があるのか?」 と自問自答をしながら、業務に従事しているケースが多いと思います。

もうひとつ、ここ数年のトレンドとして、興味深いデータがあります。2008年秋のリーマンショック以降、企業の業績変動幅は全世界的に非常に大きくなり ました。数カ月もすれば、当初想定していた予算(計画)は企業経営の上で、意味をなさなくなる事態が余儀なく発生し、企業経営者は数カ月かけて作成した予 算を抜本的に修正せざるを得ない状況が発生しています。

左記のデータは、「企業が修正予算を作成するまでの期間に関するトレンド変化」を 検証したものです。2009年以降(黄色の棒グラフ)では、第1四半期を超えると、48%以上の企業が修正予算の策定を行っています。前会計年度末に3カ 月間もかけて、策定した全社の経営予算が、新しい会計年度がはじまって3カ月後には、予算として機能しなくなり、新しい予算(計画)を策定しているという のが、実情なのです。

このような状況下では、予算編成プロセスの業務合理化が必須になってくる事は勿論の事、そもそも「予算編成とは何のために行うのか?」という目的意識・モチベーションの共有が、非常に重要な要素になってくるでしょう。

【期初予算が機能する期間(=修正予算をするまでの期間)】

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それでは、企業は予算編成を何のために行うのか?という根本的なテーマに立ち返ってみましょう。予算編成とは、まさに企業の将来計画を作る事でありますが、計画を作る事の重要性について、過去の偉人達は下記のように述べています。人類の歴史において、何事を達成するにおいても、人類はみな“計画を立てる”事の重要性を強く認識していた事が伺えます。

  • 仕事においては最初が最も肝心だ:プラトン
  • 幸運とは、計画とチャンスが出会ったときに起きるものです:トーマスエジソン
  • 戦いに備えるにあたり、計画が常に役立たずであることはわかっていたが、それでも計画立案は不可欠なのだ:米34代大統領アイゼンハウアー

過去の偉人達の言葉を洞察してみると、計画の立案は成功の要因の一つであり、必要不可欠な要素であると考えられています。すなわち、人々が(企業が)求める成功や達成は、“計画”があってこそ、実現できる可能性が高まるという事です。

企業は、収益拡大により、従業員・株主、そして顧客・社会に経済的な還元を継続的に達成する事を求められる組織体です。であるからこそ、常に今まで以上の収益拡大を実現するための“計画作り”が必要であり、それこそが“予算編成”です。そして作成した予算(計画)を達成出来るかは、計画実行を担う従業員の意識に大きく相関しているので、作成した予算に対する従業員全員の当事者意識と責任の自覚が非常に大きな意味を持ってきます。

よって予算編成のプロセスで最も重要なポイントは、会社の将来計画に対する合意形成のプロセスに十分な時間を割く事です。合意形成に十二分な時間を割いて作成された「会社の計画(予算)」は、従業員全員の力を大きく結集させる事が出来、達成への近道に繋がります。

予算編成の本質とは、「数字を作る事ではなく、会社の計画を創る」事です。予算編成プロセスで最重要ポイントは、「予算編成における全従業員との合意形成のプロセスに十分な時間を割く」事です。

※Excelは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における商標または登録商標です。

予算・決算管理のSaaS化は、コストダウンはおろか全社的な経営判断に貢献

 遠く離れた事業所から届いたメールを開き、添付のエクセルを「別名で保存」する。前回のバージョンと名前を入れ替えて、数字の参照を全てのファイルで更新する・・・。これは企業規模を問わず行われている一般的なエクセルファイルによる予算編成業務の例です。本編ではこのような業務がSaaSによりいかに効率化されるかご紹介します。

1つ目に、「集約の簡素化」が挙げられます。時差のある遠い地域や全国津々浦々の数百の事業所からデータを集める、というのはそれ自体とても煩雑な作業です。数十枚、数百枚のエクセルシートのやりとりを行い、数値を合算するだけで大変な思いをしたことのある方も少なくないのではないでしょうか。しかし、SaaSはこの工数を全て削減することができます。

というのも、そもそもSaaSサービスコンセプトは従来とは異なり、「各事業所の数字を集めて合算する」のではなく、「既に合算されている数字を各担当者が更新しにいく」というコンセプトを採ります。各担当者はWebにログインし各部課の値を変更するだけで、上位階層での反映/合算は既に完了しています。取りまとめ役の行う作業は各担当者へ「値を更新してください」と連絡するだけであり、後は勝手に値が更新されていく、といったオペレーションが実現可能となります。

2つ目は「ブレイクダウンの簡素化」です。ここに、ある事業所で大きな数字の変動があるとします。ある設備のメンテナンス費用がトラブルによりこれまでの数倍に膨れてしまったとします。しかし、このとき、取りまとめ役の人間はこの数字を見たときに、それが大きな変動要因が起きたのか、単なる入力ミスなのか、にわかに判断することができない場合があります。もちろん担当者レベルではその変動は十分に認識され、その理由を「差異要因」として報告しているかもしれませんが、それら定性的な文章は合算のときに失われ上位組織から確認が困難である場合が多いです。結果、担当者に原因のヒアリングをかけたり、事業所別のエクセルシートを慌てて作成しなければならないケースがあります。

しかし、SaaSモデルを利用すると、この問題は容易に解決する。誰が、どの事業所の、どの勘定科目を、いつ、どういった理由で変更されたのか、といったプロセスが全て記録され、いつでも誰からでも検索、確認できます。さらに、こういった意味付けが全ての数字に対して行われているため、人件費を組織別にブレイクダウン、ある事業所のPLを案件別にブレイクダウン、といった、様々な帳票を瞬時に作成することが可能となります。

3つ目のメリットは「前提の共有」に拠るものです。製品建値や為替、金利、賞与積立のパーセンテージ等、企業には様々な大前提と、それを利用する勘定科目があります。しかし、各事業所の担当者にデータの更新を依頼したときに、異なる前提で計算されていた、という経験はないでしょうか。誤って前回の数値を使っていた、単に反映を忘れていた、等原因は様々ですが、二転三転を繰り返す前提を全社で共有するのは至難の業だ。本部の入力した数式が上書きされ、ご丁寧にロックを外して行や列が挿入されるケースもあり、やむなく取りまとめ役の人間が全ての数字をチェックしなければならなくなる事態が頻繁に起こっています。エクセルは確かに自由度が高いですが、それゆえに標準化が非常に困難な仕様となるのです。

SaaSのこの問題に対する解答は明快です。データが一元化されているため本部で決めた前提条件から配賦の金額や支払い金利等が全て自動計算され、結果がその場で与えられます。この機能を利用すると為替や建値のシミュレーション、強気シナリオと弱気シナリオの比較分析、といった帳票を即座に作成することが可能となります。

以上、予決算業務とSaaS、という一見関連の薄い要素が、実際は極めて親和性が高い点を紹介してきました。

  • 全社の現状が瞬時に把握できる。
  • 変動要因が迅速に報告される。
  • 全てのデータを一元化して管理/分析できる

といったSaaSのメリットは、単なるコストダウンのみに留まらず、全社的な経営判断に大いに寄与します。不確実性が高まる昨今の経済情勢において、明日の事業の行く末が直ちに報告できることの利益は計り知れないと思います。

実際にこうしたSaaSソリューションを導入した大手企業の事例を2つ紹介いたします。ある大手製造業の事例では、世界数十カ国に昇る販売会社にて、1万点に及ぶ製品群があり、どの製品が、いつ、何台売れる見込みか、といった数字を集約するのに大変な苦労をしていたそうです。第一弾の取りまとめはまだしも、それ以降に上長からのノルマが課せられた際は、どの製品が売れる計画で解消するのか、といった想定の共有がままならず、前提が崩れての新年度スタートが常態化していました。全社で想定を共有し続けたままで計画策定ができ、それも次年度からのスタートが可能な製品として、SaaSソリューション以外の選択肢は難しかったといいます。

もうひとつは大手金融機関の事例です。この企業では数千の組織、数千の案件、数百の勘定科目を使って販売管理費を分類していましたが、その数字の処理については集めた後に分析する作業が極めて煩雑であり、項目毎の差異分析までは手が回っていなかったとのことです。そのような状況においてSaaSソリューションでは全ての数字に意味づけて集約するため様々な角度での数字の切り出しが可能であり、その機能を他ソリューションの十分の一で使えるのであれば、と採用を決めました。

最後に、視点を変えて「このようなメリットはこれまでの基幹パッケージソフトでも可能ではないのか」といった疑問に対して回答したいと思います。確かに、高機能ERPと謳った製品はこれまでにも存在しましたが、その導入には業務要件の取りまとめから考えて短くて半年、安くて数千万、という投資を必要としました。明日、経営判断のための新たな指標が必要な場合にこのスピード感では判断機会を逸失してしまいます。

こうした全体最適化の流れは部分最適化、ポイントソリューションに大きく取って代わられる流れが存在します。長くても2ヶ月間で導入が完了するSaaSソリューションはこうしたニーズに唯一応えられるサービスとなる可能性が高いと筆者は見ております。

以上、SaaSソリューションと予決算業務について述べてきましたが、SaaSを利用して予算編成における全従業員との合意形成に役立てる、というミッションへのハードルは非常に低くなっています。ご興味お持ちいただけた場合は是非とも当予決算効率化SaaSソリューションである、「Business Planning Cloud」をご検討頂けたら幸いです。

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